Elaboração do Contrato de Serviço: Como tornar sua Contratação um Sucesso… ou não.
Um contrato de serviços bem elaborado é fundamental na contratação de um prestador de serviços por diversas razões. A principal delas é a segurança jurídica que ele proporciona.
Quando as partes concordam e formalizam seus direitos e deveres em um contrato, elas estão estabelecendo um ‘campo de jogo’ claro e definido, o que diminui drasticamente a possibilidade de desentendimentos e disputas futuras.
Neste Post vamos falar sobre: 1.Riscos de um contrato mal elaborado, 2. Principais Cláusulas em um contrato, 3.Responsabilidade de cada um na Gestão do ciclo de vida do contrato, e por fim 4.Relacionamento inicial com a Contratada;
Elaboração do Contrato como medida fundamental para o sucesso do Serviço
A ausência de um contrato de serviços bem redigido ou um contrato mal elaborado pode gerar uma série de riscos, tais como:
Responsabilidades mal definidas: Sem clareza sobre quem é responsável por cada parte do trabalho, disputas podem surgir. supomos que se o prestador de serviços causar danos durante a execução do serviço, quem será responsável por repará-los?
A clareza sobre quem é responsável por cada tarefa no âmbito de um serviço é crucial para evitar mal-entendidos. Por exemplo, se um prestador de serviços é contratado para pintar a fachada do prédio e danifica inadvertidamente uma vidraça, quem é responsável por essa perda? O contrato deve estipular explicitamente quem assume a responsabilidade por danos colaterais, acidentes ou qualquer incidente que possa ocorrer durante a execução do serviço.
Indefinição de prazos: A falta de prazos claros para a entrega do serviço pode levar a atrasos e frustrações.
Sem prazos claramente estabelecidos, pode haver atrasos na execução do serviço, o que pode causar problemas para ambas as partes. Por exemplo, se um prestador de serviços é contratado para instalar Forro de PVC em uma ala, mas não há prazo especificado para a conclusão do serviço, isso pode levar a conflitos se o trabalho não for concluído a tempo.
Pagamento e custos mal definidos: Sem um contrato claro, podem surgir disputas sobre quanto e quando o pagamento deve ser feito.
É importante definir claramente como, quando e quanto deve ser pago pelo serviço. Isso inclui a quantia total a ser paga, o método de pagamento (por exemplo, dinheiro, cheque, transferência bancária), o cronograma de pagamento (adiantado, após a conclusão, em parcelas) e qualquer potencial para custos adicionais ou alterações no preço.
Ausência de mecanismos de resolução de disputas: Sem um método previamente acordado para resolver disputas, os conflitos podem se tornar litígios caros e demorados.
Eventuais desacordos entre as partes são praticamente inevitáveis em qualquer relação comercial. O contrato deve prever um mecanismo para a resolução desses desacordos, o que pode ser, por exemplo, a mediação ou a arbitragem. Esses mecanismos permitem que as partes resolvam suas diferenças fora dos tribunais, o que pode ser mais rápido, mais barato e mais privado do que uma ação judicial.
Falha na definição de confidencialidade e propriedade intelectual: Esse é um ponto crucial, especialmente em trabalhos que envolvem criação de conteúdo, tecnologia, etc.
Em muitas situações, o prestador de serviços terá acesso a informações confidenciais ou criará obras que possam ter direitos de propriedade intelectual. O contrato deve incluir cláusulas que estipulem como essas informações devem ser tratadas e quem detém os direitos sobre qualquer trabalho criado como parte do serviço. Por exemplo, um designer contratado para criar um logotipo para uma empresa deve saber se eles ou a empresa detêm os direitos autorais sobre o design.
Acordo de Nível de Serviço (SLA): Um Acordo de Nível de Serviço (SLA) define a qualidade e a rapidez com que o trabalho deve ser feito. Isso pode incluir, por exemplo, tempo de resposta a pedidos de suporte, porcentagem de tempo de atividade para serviços online, etc.
Um SLA é um contrato entre um provedor de serviço e seu cliente que define a qualidade do serviço a ser prestado. Ele detalha métricas específicas para avaliar o desempenho do prestador de serviço, como o tempo de resposta a chamados de suporte, o tempo de inatividade de um equipamento, a porcentagem de Manutenções Preventivas programadas que foram efetivamente realizadas, etc. Por exemplo, um SLA para um serviço de Manutenção de Gerador pode estipular que o tempo de resposta para parada total do equipamento seja de no máximo 2 horas. Se o Prestador não cumprir esse nível de serviço, o contrato deve estipular quais são as consequências, que geralmente envolvem algum tipo de compensação para o cliente.
Cláusulas Contratuais que não podem faltar em um documento
Algumas cláusulas-chave ou considerações que devem ser incluídas em um contrato de serviço eficaz e seguro incluem:
- Descrição detalhada do serviço: O contrato deve especificar exatamente o que é esperado do prestador de serviços.
- Termos de pagamento: Detalhes como valor, forma de pagamento, datas, multas por atraso, etc.
- Prazos: É necessário definir quando o serviço deve ser concluído.
- Resolução de disputas: Incluir uma cláusula de resolução de disputas pode evitar litígios caros.
- Confidencialidade: Se o prestador de serviços terá acesso a informações confidenciais, uma cláusula de confidencialidade é essencial.
- Propriedade intelectual: Em trabalhos criativos ou técnicos, é importante esclarecer quem possui os direitos sobre o trabalho realizado.
- Indenização: Uma cláusula de indenização pode proteger ambas as partes em caso de danos ou perdas.
- Rescisão do contrato: Condições sob as quais o contrato pode ser encerrado devem ser claramente estabelecidas.
- Multas: É fundamental incluir cláusulas de multas para situações em que uma das partes não cumpra o que foi acordado. Por exemplo, atrasos na entrega do serviço ou no pagamento podem gerar multas, ajudando a garantir que as obrigações sejam cumpridas.
Quem é o Responsável por elaborar um Contrato na empresa?
Para a elaboração e análise de um contrato de serviços, é importante que diferentes profissionais e responsáveis da empresa participem desse processo.
Primeiramente, é fundamental que o Departamento Jurídico esteja envolvido para garantir que o contrato está em conformidade com todas as leis e regulamentações aplicáveis, além de proteger os interesses da empresa.
Os Gestores ou Responsáveis pela área que irá utilizar o serviço também devem participar, pois possuem a expertise técnica para entender se o que está sendo proposto pelo prestador de serviços está de acordo com as necessidades e expectativas da empresa.
O Departamento Financeiro também é crucial, uma vez que será responsável por gerenciar os pagamentos e deve estar ciente dos compromissos financeiros assumidos no contrato.
Finalmente, a alta gerência ou a Direção da empresa também deve estar envolvida, especialmente em contratos de alto valor ou de grande importância estratégica. Eles poderão dar a aprovação final e assegurar que o contrato está alinhado com os objetivos de negócios da empresa.
Enfim, um contrato de serviços bem elaborado é uma ferramenta essencial para minimizar riscos, prevenir disputas e garantir que ambas as partes estejam na mesma página quanto ao que é esperado no relacionamento de negócios.
Lembre-se, é sempre recomendável que um advogado experiente em direito contratual revise o contrato antes de ser assinado, para garantir que todos os interesses da empresa estão adequadamente protegidos. A assinatura de um contrato sem uma revisão apropriada pode levar a consequências negativas de longo prazo.
Relação com o Contratado: Reunião de Kick Off antes de assinar o Contrato
Uma reunião inicial entre os gestores do serviço na empresa contratante e a empresa contratada é crucial para estabelecer as bases de um relacionamento de trabalho eficaz. Durante esta reunião, as partes podem discutir os detalhes do contrato, esclarecer quaisquer dúvidas, definir expectativas e estabelecer canais de comunicação.
Este encontro é uma oportunidade para ambas as partes se conhecerem melhor, entenderem seus respectivos processos de trabalho e estabelecerem metas conjuntas.
Além disso, permite que os gestores do serviço expressem suas expectativas em termos de entrega, prazos, qualidade e comunicação.
Esta reunião também pode ajudar a evitar mal-entendidos futuros. Ao discutir os detalhes do contrato face a face, as partes podem garantir que estão na mesma página e entender completamente o que cada cláusula significa na prática.
Além disso, é uma chance de estabelecer um tom positivo para o relacionamento. Quando as duas partes se encontram e discutem o trabalho de forma colaborativa desde o início, é mais provável que a parceria seja bem-sucedida.
Por fim, é importante lembrar que a comunicação não deve terminar após essa reunião inicial. Manter canais de comunicação abertos e eficientes ao longo de toda a relação contratual é crucial para lidar com quaisquer questões ou desafios que possam surgir.
Laurival A. Silva
Administrador de Empresas, MBA Executivo em Saúde, Gestor de Suprimentos, Compras e Contratos Hospitalar.
Orlando J. Silva
Bacharel em Direito, Licenciado Pleno em Letras, Professor de Língua Portuguesa. Cristão, Músico e aficcionado por Literatura e pelo ensino. Mais no Linkedin
