Analisando um Orçamento ou Proposta de serviço

Trabalhando em Compras Hospitalar desde 2012 tenho visto muitos orçamentos / propostas, acreditem inúmeras, e dos mais variados modelos. Algumas realmente muito boas, sabe aquele orçamento de tão bem feito que é, que só de olhar você já acha que é uma boa empresa, pois bem, já vi algumas assim, e realmente uma proposta bem formatada diz muito sobre a empresa.

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A proposta fala muito sobre o fornecedor

Vi também muitas delas com péssima qualidade, mal feitas, com erros, e muitas vezes faltando informação, e acreditem, dá muito medo, mas muito mesmo de fechar com uma empresa que envia uma proposta mal feita.

O que fazer quando receber orçamento incompleto?

O comprador não deve pensar duas vezes, se receber uma proposta faltando alguma informação, e não quer ter “dor de cabeça” depois, entre em contato e solicite um novo orçamento contendo todo o escopo solicitado e com o maior número possível de informações. Muitas e muitas vezes já resolvi impasses, simplesmente, mencionando o que estava na proposta, que se não constasse no documento me daria muito trabalho e dor de cabeça.

Tipos de propostas que são recebidas

Geralmente os orçamentos são recebidos por meio eletrônico, e muitas empresas insistem em enviar a proposta no corpo do e-mail, sem o mínimo de detalhes sobre o produto ou serviço a ser fornecido. Sinceramente não dá para fechar com uma empresa que orça um serviço, simplesmente com a frase “para este serviço o valor é xx.xxx”.

Este tipo de orçamento transfere toda a responsabilidade para o comprador, pois em um impasse a empresa nunca mencionou o que, e como seria realizado o serviço, ficando na interpretação de cada um, e isto é muito ruim.

O que fazer para qualificar as propostas recebidas?

Quando você comprador for solicitar o orçamento, elabore um escopo com detalhes dos serviços que deseja contratar, e informe à empresa que você necessita de uma proposta formal contendo detalhes do orçamento e que preferencialmente seja enviado em arquivo timbrado da empresa em anexo ao e-mail.

Principais itens que deve ter no Orçamento / Proposta

Não há nada mais chato do que receber um proposta incompleta, segue alguns itens indispensáveis que devem ser colocados no orçamento;

  • Número e data da proposta
  • Nome e CNPJ da Empresa
  • Logo da empresa
  • Nome da empresa contratante
  • Objeto da proposta
  • Condições de execução
  • Condições de pagamento
  • Prazo de execução ( se for serviço)
  • Prazo de entrega ( se for materiais)
  • Validade do orçamento.

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No começo muitas empresas não vão gostar da “burocracia”, mas pense bem, se o seu parceiro de negócio não quer se dar o trabalho de detalhar o orçamento e lhe enviar uma proposta decente, por que “cargas dágua” ele iria facilitar para você quando vocês entrarem em um impasse.

Mitigando o risco

Uma proposta bem elaborada, além de deixar claro para ambos a compreensão total dos serviços orçados, e de diminuir o conflito, vai possibilitar ao comprador equalizar os orçamentos e montar uma cotação transparente sem comparar coisas diferentes, ou seja, bom para todo mundo. Afinal quando contratamos um serviço, temos a intenção de resolver um “problema” e não de arrumar mais alguns.

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Sobre o Autor:

Laurival Silva

Laurival Silva , Bacharel em Administração de Empresas, MBA Executivo em Saúde pela FGV. Coordenador Administrativo em Compras, Contratos e Transportes, antes atuou por oito anos na Gestão de Manutenção Predial Hospitalar.

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