Assistente de Cotação com IA para Compradores

O gargalo invisível em compras: o problema não é cotar, é especificar

Na rotina de compras, a perda de produtividade raramente está na negociação. Ela aparece antes, num ponto que muita gente normaliza: a qualidade do pedido.

Quando a demanda chega como “limpeza de calha”, “troca de fechadura”, “manutenção do ar-condicionado” ou “pintura de parede”, o comprador vira um tradutor de intenção. E, quando isso acontece, o processo começa com ruído:

• fornecedor interpreta de um jeito, outro fornecedor interpreta de outro;
• propostas chegam incomparáveis (e o comprador perde tempo “equalizando”);
• cresce a troca de e-mails e a fase de esclarecimentos;
• a contratação nasce frágil e o risco migra para aditivos, disputa de escopo e retrabalho.

O ponto central é simples: se o escopo nasce fraco, o BID nasce fraco. E quando o BID nasce fraco, o custo real aparece no tempo da equipe, na fricção com fornecedores e no risco contratual.

É aqui que um GPT custom no ChatGPT pode ser usado como ferramenta de gestão, e não como “moda”. Um assistente bem estruturado padroniza a passagem do pedido vago para um escopo mínimo licitável, com checklist, premissas e perguntas de confirmação.

Para aprofundar a visão de processo e contratação de serviços, recomendo também: Processo de Compras | Contratação de Serviços.

O que é um GPT custom em compras (e o que ele não deve ser)

Um GPT custom, neste contexto, é um copiloto de escopo. Você define o papel, as regras e o formato de saída para que o assistente:

• faça as perguntas certas (quando faltam dados críticos);
• organize o escopo em blocos padronizados;
• gere uma solicitação de proposta pronta para disparo;
• crie comparabilidade e governança desde o início.

O que ele não deve ser:

• um “robô que compra sozinho”;
• um gerador de texto bonito que inventa dados;
• um substituto para responsabilidade técnica;
• um atalho para pular validações de segurança, acesso, aceite e documentação.

Eu gosto de trabalhar com dois conceitos operacionais (que você pode aplicar em qualquer categoria):

• EML — Escopo Mínimo Licitável: se o pedido não atinge o EML, você não está comprando; está tentando “cotar no escuro”.
• BCD — BID Comparável por Design: propostas comparáveis não acontecem por sorte; acontecem quando a entrada e a saída são padronizadas.

Exemplo real: de “limpeza de calha” a um escopo pronto para BID

Para demonstrar na prática, usei uma situação comum: uma solicitação simples, curta, quase informal: “limpeza de calha”.

Um assistente de compras bem configurado não “chuta” medidas. Ele puxa variáveis críticas e devolve um documento que:

1. faz fornecedores entenderem o mesmo problema;
2. obriga propostas comparáveis;
3. reduz disputa posterior de escopo;
4. melhora governança: segurança, descarte, seguro, aceite, evidência.

A seguir, um exemplo de saída (formato de e-mail/solicitação formal), gerado a partir da demanda inicial:

Prezados,

Solicito proposta para execução de serviço de limpeza de calhas conforme especificações abaixo:

Trata-se de 45 metros lineares de calha, em edificação térrea com altura aproximada de 2,7 metros. A cobertura é composta por telhas metálicas. Atualmente há acúmulo de folhas e fuligem. Ao final da limpeza, deverá ser realizado teste com água para verificação de escoamento adequado.

Dispomos de andaime no local, porém é necessário informar se a proposta contempla montagem e desmontagem ou apenas a utilização do equipamento. O serviço deverá ser executado em final de semana, favor informar eventual adicional por execução fora do horário comercial.

Solicitamos que a proposta contemple obrigatoriamente:

– Quantidade de profissionais envolvidos
– Jornada estimada para execução
– Inclusão de EPIs e demais itens de segurança
– Responsabilidade pelo descarte dos resíduos
– Seguro de responsabilidade civil
– Prazo para mobilização
– Registro fotográfico antes e depois da execução
– Valor global fechado para o escopo descrito

Favor confirmar também:

– Se o valor é fechado independentemente do volume de sujeira encontrado
– Como é tratada eventual identificação de vazamentos durante o teste final
– Se há garantia do serviço e por qual período
– Experiência prévia em limpeza de calhas com cobertura metálica

Importante: infiltrações estruturais ou falhas pré-existentes na cobertura não fazem parte do escopo deste serviço.

Aguardamos envio da proposta detalhada.

Atenciosamente,

Note o que muda quando você sai do “pedido vago” para um escopo licitável:

• quantificação: metragem e altura aproximada;
• contexto técnico: tipo de cobertura e condição atual;
• aceite e evidência: teste com água + registro fotográfico;
• responsabilidades: descarte, EPIs, seguro;
• condições operacionais: final de semana e andaime;
• perguntas de confirmação: preço fechado, vazamentos, garantia, experiência;
• exclusões: falhas pré-existentes fora do escopo.

Isso é produtividade aplicada: o comprador deixa de “apagar incêndio” e passa a desenhar concorrência com consistência.

Como criar seu Assistente Virtual de Compras no ChatGPT (passo a passo)

O segredo não é “ter acesso ao ChatGPT”. O segredo é configurar um padrão operacional. Eu estruturo o GPT em quatro camadas:

• Papel: o que ele é e para quem serve;
• Regras: o que sempre deve perguntar, e o que nunca deve assumir;
• Formato de saída: blocos padronizados para e-mail, escopo e checklist;
• Governança: limites, segurança, evidência e trilha.

1) Defina o papel com precisão (sem adjetivos vazios)

Evite “você é um especialista em compras”. Isso é genérico e não cria padrão. Use um papel que descreva função e entrega:

• Você é um Assistente de Escopo e BID para compradores.
• Você transforma pedidos curtos em: (1) solicitação formal; (2) escopo numerado; (3) checklist obrigatório; (4) perguntas de confirmação; (5) premissas e exclusões; (6) critérios de aceite.
• Você não inventa medidas, quantidades, materiais ou condições. Se faltar dado crítico, você pergunta.

2) Crie um roteiro obrigatório (o coração do GPT)

Aqui você cria o “molde” que reduz variação entre compradores e aumenta previsibilidade do BID.

Entradas mínimas (o usuário pode escrever do jeito simples):

• serviço/demanda em 1 frase;
• local (unidade, prédio, setor);
• janela de execução (data/horário);
• restrições (final de semana, área crítica, ruído, acesso, operação 24×7).

Campos que o GPT deve extrair ou perguntar (sempre):

• quantitativo: metragem, área, quantidade de pontos, número de equipamentos;
• condição atual: sujeira, desgaste, falha, urgência;
• acesso: altura, andaime, área técnica, isolamento, permissão de entrada;
• segurança: EPIs, documentação, procedimentos internos e responsabilidade;
• responsabilidades: descarte, proteção de áreas, limpeza pós-serviço;
• aceite e evidência: teste, fotos, relatório, check de funcionamento;
• premissas e exclusões: o que não está incluso;
• prazo e mobilização: início, duração estimada, equipe;
• garantias: período e condições;
• seguro e conformidades: seguro RC quando aplicável, e requisitos mínimos.

Se você quer elevar a qualidade da análise das propostas recebidas, vale integrar este padrão com: Analisando um Orçamento ou Proposta de serviço.

3) Padronize a saída em blocos fixos

Para o assistente virar rotina (e não “texto que varia”), padronize a resposta:

1. E-mail de solicitação (texto pronto para disparo);
2. Escopo técnico numerado (itens claros, sem poesia);
3. Checklist obrigatório da proposta (o que deve vir na resposta do fornecedor);
4. Perguntas de confirmação (pontos críticos que evitam surpresa);
5. Premissas e exclusões (onde nascem disputas e aditivos);
6. Critérios de aceite (como validar a entrega, que evidência exigir).

4) Governança: “travamentos” que evitam erro caro

Um GPT de compras precisa ser conservador por padrão. Alguns travamentos úteis:

• Se faltar quantitativo, pergunte antes de finalizar.
• Se houver risco de segurança (altura, eletricidade, área técnica), inclua exigência de EPIs e responsabilidades.
• Inclua sempre um bloco Fora do escopo para reduzir aditivo oportunista.
• Inclua aceite e evidência (fotos, teste, checklist), para fechar o ciclo.

Para conectar escopo e risco contratual, este complemento é estratégico: Elaboração de Contrato de Serviço: principais pontos e Gestão de Contratos em Hospitais.

Modelo de instruções para colar no seu GPT (pronto para uso)

Você pode copiar e adaptar o texto abaixo no campo “Instruções” do seu GPT:

Função: Você é um Assistente de Escopo e BID para compradores. Sua missão é transformar solicitações curtas em escopos consistentes e licitáveis para BID/RFQ.

Formato obrigatório de saída:
(1) E-mail de solicitação de proposta;
(2) Escopo técnico numerado;
(3) Checklist obrigatório da proposta;
(4) Perguntas de confirmação;
(5) Premissas e exclusões;
(6) Critérios de aceite e evidências (fotos/testes/relatório).

Regras: Nunca invente quantidades, medidas, materiais, acesso ou condições. Se faltar dado crítico, faça perguntas objetivas antes de finalizar. Priorize governança: segurança, responsabilidades, descarte, seguro RC quando aplicável, garantias, evidências e aceite.

Linguagem: objetiva, executiva, sem floreios e sem ambiguidade.

Checklist de implantação: como virar rotina e otimizar mão de obra

Para o assistente não virar “mais uma ferramenta”, implemente como procedimento operacional:

• Crie um fluxo padrão: Pedido vago → GPT → EML → BID.
• Defina 3 saídas padrão: e-mail, escopo numerado e Q&A (esclarecimentos).
• Monte uma biblioteca de escopos por categoria (facilities, manutenção, TI, serviços terceirizados etc.).
• Faça revisão quinzenal: quais campos mais faltam? Ajuste o roteiro do GPT.

Se você trabalha com alto volume, é aqui que o ganho aparece: você reduz “micro tarefas” repetitivas e libera o time para atividades de maior valor.

Uma base de padronização forte começa no cadastro e na taxonomia: Cadastro de Materiais.

Como medir o ganho (sem achismo): indicadores práticos

Evite medir “tempo economizado” no feeling. Meça sinais objetivos:

• Número de esclarecimentos por BID (antes/depois);
• % de propostas incomparáveis (fora do formato);
• Tempo entre demanda e disparo do BID;
• Incidência de aditivos por falha de escopo;
• Divergência de preço (fica mais explicável quando o escopo é consistente).

Se quiser um KPI simples e direto:

TRE — Taxa de Retrabalho de Escopo
TRE = (nº de rodadas de ajuste) + (nº de esclarecimentos críticos) por processo.

Quando TRE cai, o comprador recupera foco e o BID começa a ficar “limpo”.

Erros comuns ao criar um GPT de compras (e como evitar)

• Deixar genérico: “especialista em compras” não gera padrão operacional.
• Permitir suposições: se o GPT “chuta”, você perde credibilidade e aumenta risco.
• Não padronizar saída: cada resposta vira um estilo e a operação não escala.
• Ignorar governança: segurança, descarte, seguro, aceite e evidência são o que sustentam o contrato.
• Não registrar aprendizados: biblioteca de escopos por categoria é o que consolida maturidade.

Fechamento: o comprador que padroniza escopo controla a concorrência

O comprador maduro não é o que “cota mais rápido”. É o que cria as condições para um BID justo, comparável e auditável.

Um GPT custom bem estruturado não substitui o comprador. Ele elimina desperdício: o tempo gasto traduzindo demanda confusa em documento utilizável. E isso, no final, é otimização real de mão de obra.

Laurival Silva