O serviço de Compras em Hospitais é um processo bem complexo, onde se compra os mais diversos itens, de medicamentos à Serviços. Neste post pretendo falar justamente do processo de aquisição de serviços, visto que este processo é bem diferente de compras de materiais, onde o comprador já tem uma base de fornecedores formada e os materiais são padronizados, cabendo ao comprador disparar os pedidos e fazer o Follow-up do processo.
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O que é “Comprar Serviços”?
O processo de Compras de Serviços exige maior expertise e know-how do comprador, pois existem pontos peculiares neste processo que requerem mais conhecimento e atenção.
Tipos de Serviços contratados
- Serviços de obras e reformas ( Serviços de Manutenção) …..Leia sobre Manutenção Predial
- Serviços de Marcenaria (móveis sob medida)
- Serviços Técnicos (calibração, Inspeção, Preventivas e corretivas de equipamentos)
- Serviços de Comunicação e eventos
- Serviços de tapeçaria
- Serviços de reforma de equipamentos e mobiliário
Etapas importantes do processo de Compras de Serviços
1- Solicitação de compras de Serviços
Esta é a etapa mais importante do processo, pois é na Solicitação de Compras, que o comprador vai encontrar todas as informações para dar andamento ao processo de cotação, a fim de diminuir os riscos de compras incorretas e eliminar o retrabalho, a solicitação de compras deve ser formalizada em formulário especifico , e-mail, Sistema Informatizado ou em uma outra forma que possa servir de base para o processo de compras e que possa no futuro servir de conferência para dirimir divergências.
Uma boa solicitação de compras de serviços deve conter pelo menos as etapas a seguir;
2 – Escopo da contratação do Serviço
O primeiro item da solicitação de compras devem ser o escopo do serviço, sem uma definição bem feita do que será contratado, provavelmente o resultado final não ficará a contento, o escopo deve conter informações suficiente para nortear o comprador na tarefa.
Informações importantes
Dimensões
Dependendo do serviço é imprescindível conter as medidas e/ou dimensões, por exemplo; ao contratar um Serviço de Pintura, ou de instalação de pisos, a primeira informação que deve ser passada são as medidas do local, a fim de mensurar o tamanho do projeto.
Especificação dos materiais a serem utilizados
Especificar o tipo de material a ser utilizado é a parte mais dolorosa para o solicitante do serviço, digo isto, pois as vezes o próprio solicitante tem dúvidas de qual material é mais indicado, no entanto não especificar o tipo de material a ser empregado é um risco muito grande pois na falta da informação o Prestador de Serviços vai orçar conforme a sua interpretação, e esta pode não ser exatamente o que passa na cabeça do contratante.
Assim a melhor maneira para especificar corretamente os materiais a ser empregados é conceber um projeto, por mais simples que seja, vai ajudar a minimizar os erros de interpretação e aumentar a chance da aquisição correr tudo bem.
Um exemplo de problema com especificação é na aquisição de móveis sob medida, onde um prestador de serviços, pode orçar com mdf, e o outro com compensado formicado, aparentemente o resultado será o mesmo, mas o custo com certeza será diferente e desta forma o comprador vai acabar comparando alhos com bugalhos e contaminar o processo de compras.
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3- Prazo de entrega do serviço
Ah, o prazo. Este é o grande desafio do setor de compras, pois sabemos, que um projeto tem início, meio e fim, mas neste “meio” existem todos os problemas possíveis, e na maioria das vezes se agrava devido o não cumprimento do prazo pelo fornecedor.
Esta etapa é onde o solicitante e o comprador precisam ser parceiros, e definir ainda na etapa de solicitação os prazos desejados.
neste caso vou usar como exemplo a aquisição de janelas de alumínio com instalação, antes de solicitar a cotação o comprador já deve ter em mente todos os prazos da obra e passar para o prestador de serviços antes dele realizar o orçamento, os prazos necessários, com data de visita, data de medição, data de instalação de contra-marco, data da entrega das janelas, data da instalação.
Com isto o contratado antes mesmo de orçar já se programa para cumprir com estes prazos, e sim, o comprador deve deixar bem claro a necessidade de cumprimento das datas a fim de não impactar nos demais serviços do cronograma.
5- Visita técnica
Esta etapa deve estar bem alinhada entre o solicitante e o comprador, pois dependendo do serviço, poderá ser necessário visita técnica a fim de entender melhor o escopo do serviço, e isto precisa estar bem acordado, e enquadrar dentro da agenda de ambos, para não haver atraso na entrega dos serviços.
6 – Documentação necessária do Prestador de Serviços
Muita atenção nesta etapa, para a maioria dos Serviços Contratados, é necessário expertise da empresa prestadora de serviços, e também cumprimento de exigência legal, alguns documentos podem ser necessários para garantir a capacidade técnica da empresa contratada.
Pode ser necessário solicitar documentos além daqueles que comprovam a legalidade da empresa ( contrato social e licença de funcionamento), por exemplo, Registro da empresa nos conselhos de classe ( CREA, CAU…etc) Certidão de Responsável Técnico, Cadastro na CETESB, Inmetro, Anvisa, entre outros.
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Mais contratação de serviços…
Estes são os principais pontos a considerar quando se trata de aquisição de serviços, no entanto, dependendo da complexidade do serviço a ser contratado, pode ser necessário tomar mais cuidados no processo de compras, para que no final você tenha menos problemas e melhores resultados. Se o serviço for muito grande ou complexo, recomendo elaborar uma RFP (Request for Proposal) bem detalhada.
Quer Saber sobre RFP http://efagundes.com/artigos/como-elaborar-uma-rfp-request-for-proposal/
Sobre o Autor:
 | Laurival Silva , Bacharel em Administração de Empresas, MBA Executivo em Saúde pela FGV, apaixonado por Empreendedorismo, Tecnologia e Marketing Digital. |
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